Es kommt auf die Details an und wenn es darum geht, Richtlinien für Abwesenheit einzurichten, können manchmal die kleinsten Funktionen das strahlendste Lächeln hervorrufen. Als Administrator hast du die Möglichkeit, die jährliche Erhöhung der Dienstalterszulage eines Mitarbeiters sowie den genauen Zeitpunkt ihres Inkrafttretens festzulegen.

Diese Zulagenaktualisierung wird standardmäßig zu Beginn eines Gehaltszyklus vorgenommen, der nicht unbedingt mit dem Dienstjubiläum eines Mitarbeiters übereinstimmt. Genau aus diesem Grund ist der Zeitparameter Zulagenaktualisierung so nützlich, da er es ermöglicht, den Zeitpunkt der Zulagenerhöhung zu bestimmen und das genaue Datum des Dienstjubiläums eines Mitarbeiters mit der Richtlinie Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters abzustimmen.

Bevor du anfängst

Achte darauf, dass in deinem Unternehmen Abwesenheitsrichtlinien festgelegt sind, was du hier tun kannst: Kompletter Abwesenheits-Leitfaden.

Wie man Beschäftigungsdauer in einer Abwesenheitsrichtlinie einrichtet und mit dem Arbeitstag eines Mitarbeiters synchronisiert

Hinweis: Zur Aktualisierung einer bestehenden Richtlinie der Beschäftigungsdauer mache bitte mit dem folgenden Abschnitt weiter

Nach der Erstellung von Abwesenheits-Richtlinien können Admins nun direkt in die einzelnen Abwesenheits-Richtlinien wechseln und deren Beschäftigungsdauer verwalten. Dadurch lassen sich durch Anklicken jeder einzelnen Richtlinie eine Erhöhung des jährlichen Zuschusses und der Zeitpunkt der Erhöhung festlegen – und das alles innerhalb weniger Minuten!

Die Seite „Zulagen“

  1. Wähle im linken MenüEinstellungen undAbwesenheit.
  2. Klicke auf die Registerkarte Richtlinien und wähle eine Richtlinie, z. B. „Feiertag GB“
    Es wird eine Zusammenfassung der Richtlinie angezeigt.
  3. Um Zulagenerhöhungen gemäß Beschäftigungsdauer in der aktuellen Abwesenheits-Richtlinie zu konfigurieren, wähleAktionen und Bearbeiten.
  4. Scrolle zum Ende der Abschnitte Details und Zyklus und klicke auf 1Weiter.
  5. Aktiviere im Abschnitt Zulagen unter Beschäftigungsdauer die Option Gewährung von Abwesenheit basierend auf Beschäftigungsdauer.
    - Dienstalter (Jahre): Zeitspanne, gezählt in Jahren, die seit dem Datum der Erstanstellung verstrichen ist, z. B. bedeutet die Eingabe von „2“ zwei Jahre.
    - Zusätzliche Stunden: Anzahl der Stunden, die einem Mitarbeiter nach Ablauf des Dienstalters gewährt werden.
    - Klicke auf +Regel hinzufügen: Füge eine zusätzliche Regel für Dienstalter und zusätzliche Tageverdient hinzu.|

    Hinweis: Diese Regeln sind kumulativ und zeigen die Gesamtvergütung nach jeder hinzugefügten Regel an, z. B. wenn der Mitarbeiter nach zwei Jahren zwei zusätzliche Tage zu seiner jährlichen Vergütung erhält, kann eine weitere Regel festgelegt werden, sodass der Mitarbeiter nach drei Jahren vier zusätzliche Tage erhält.
  6. Wähle im Unterabschnitt Zulagenaktualisierung aus, wann die Zulage gewährt werden soll Basierend auf dem Zyklusbeginn: Die Beschäftigungsdauer-Zulage beginnt entweder im Zyklus nach dem Jahrestag, vor dem Jahrestag oder am Jahrestag.
  7. Klicke Weiterfür die anderen Unterabschnitte.
  8. Klicke in dem Abschnitt Zusammenfassung auf Fertig.
    Die Beschäftigungsdaueraktualisierung werden gespeichert!

    Hinweis: Wenn der Jahreszyklus am Jahrestag voreingestellt ist, wird diese Funktion nicht als Option angezeigt.

Wie man eine Beschäftigungsdauer-Richtlinie aktualisiert und sie mit dem Arbeitsjubiläum eines aktuellen Mitarbeiters synchronisiert

Wenn bereits ein Beschäftigungsdauerzulage für eine Richtlinie eingerichtet wurde und die Mitarbeiter diesen Richtlinien bereits zugewiesen wurden, wird nicht empfohlen, die Beschäftigungsdauerzulage von der vorherigen Option zu ändern. Dupliziere stattdessen die Richtlinie und weise die Mitarbeiter der neuen Richtlinie zu

Schritt 1 – Erstelle die duplizierte Richtlinie

  1. Wähle vom linken Menü Einstellungen und Abwesenheit.
  2. Klicke auf die Registerkarte Richtlinien und wähle eine Richtlinie, z. B. „Feiertag GB“.
    Es wird eine Zusammenfassung der Richtlinie angezeigt.
  3. Wähle zum duplizieren der RichtlinieAktionen und Duplizieren.
    Der Titel der Richtlinie wird mit dem Wort „Kopie“ angezeigt, z. B. Feiertag GB – (Kopie)
  4. Scrolle zum Ende der Abschnitte DetailsundZyklus und klicke auf Weiter.
  5. Aktiviere im Abschnitt Zulage unter Beschäftigungsdauer die Option Gewährung von Abwesenheit aufgrund von Beschäftigungsdauer
    .- Dienstalter (Jahre): Gib die gleichen Daten wie in der ursprünglichen Richtlinie ein.
    - Zusätzliche Stunden: Gib die gleichen Daten wie in der ursprünglichen Richtlinie ein.
    - Klicke auf +Regel hinzufügen: Gib die gleichen Daten wie in der Original-Richtlinie ein.
  6. Wähle im Abschnitt Zulagenaktualisierung Zum Jahrestag.
  7. Klicke für die restlichen Abschnitte auf Weiter.
  8. Klicke im Abschnitt Zusammenfassung auf Fertig.
    Großartig! Eine neue duplizierte Richtlinie mit aktualisierten Beschäftigungsdauer-Einstellungen wurde gespeichert!

Schritt 2 – Weise den Mitarbeitern die aktualisierte Richtlinie zu

Sobald die neue duplizierte Richtlinie erstellt wurde, können Mitarbeiter ganz einfach der neuen Richtlinie zugeordnet werden:

  1. Wähle vom linken Menü Zeit undAbwesenheit der Mitarbeiter
  2. Wähle einen Mitarbeiter aus, dessen Parameter für die Aktualisierung der Richtlinienzulage aktualisiert wurde.

    Hinweis: Um die aktualisierte Richtlinie mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuzuweisen, markiere die Kästchen neben den Namen aller Mitarbeiter, die du in die aktualisierte Richtlinie aufnehmen möchtest.

  3. Wähle auf der MitarbeiterseiteAbwesenheit der MitarbeiterAktionen und Richtlinie zuweisen. 
  4. Wähle die betreffende Richtlinie und in der Dropdown-Liste Datum des Inkrafttretens die Option Beginn dieses Zyklus aus.
  5. Klicke Anwenden.

    Hinweis: Wenn du eine Verwechslung vermeiden möchtest, ist es sehr empfehlenswert, deine alte Richtlinie umzubenennen, z. B. „Alte/ungültige Richtlinie“.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich den aktuellen Saldo eines Mitarbeiters aktualisieren, wenn eine Saldoanpassung erforderlich ist?

Nachdem du die Mitarbeiter auf die neue Richtlinie aus dem aktuellen Zyklus eingestellt hast, sollte es keine weiteren Anpassungen mehr geben. Falls jedoch eine Erhöhung der Beschäftigungsdauerzulage nicht mit dem Arbeitsjubiläum eines Mitarbeiters synchronisiert wurde, kann der Saldo durch eine manuelle Anpassung korrigiert werden.

Unter Verwendung von Aktionen für das Abwesenheits-Aktivitätsprotokoll findest du Anweisungen, wie du eine schnelle manuelle Anpassung durchführen kannst.

Wie wird eine Erhöhung der Beschäftigungsdauerzulage im Saldo-Aktivitätsprotokoll (Audit) angezeigt?

Eine Zusammenfassung aller Änderungen, Aktualisierungen und Anpassungen der Erhöhung des Abwesenheitausgleichs in der Abwesenheit-Richtlinie eines Mitarbeiters findest Du im Abwesenheitausgleich-Aktivitätsprotokoll (Time off Audit).

Zu beachten ist, dass, wenn die Erhöhung der Beschäftigungsdauer am Tag des Dienstjubiläums eines Mitarbeiters in Kraft tritt, die Erhöhung anteilig erfolgt (wie im Audit gezeigt) und nicht die gesamte Erhöhung am Jahrestag gewährt wird.

Beispiel

Im oberen Beispiel ist der Mitarbeiter einem Jahreszyklus zugeordnet.

Da das Datum des Jahrestages des Arbeitnehmers der 16. September ist, wird die Beschäftigungsdauer-Erhöhung für die restlichen Tage des aktuellen Jahreszyklus (16.09.2021 – 31.12.2021) einen anteiligen Betrag der Gesamterhöhung (in diesem Fall 0,875 Tage der 3 Tage der Gesamterhöhung) hinzufügen. Die verbleibende Erhöhung (3 Tage – 0,875 Tage = 2,125 Tage) wird im nächsten Zyklus (d. h. am 01/01/2022) ausgezahlt.