Nach Festlegung der Richtlinientypen ist der nächste Schritt die Ausarbeitung einer Richtlinie, d. h. die Aufstellung von Vorschriften und Berechnungen, die für die Mitarbeiter gelten.

In diesem Artikel erfährst du, wie man eine neue Richtlinie erstellt und anschließend die Schritte des Assistenten ausführt:

Sieh dir nach Einrichtung deiner Richtlinie den Abschnitt Verwaltung von Richtlinienan.

Hole das Beste aus Bob heraus

Mit der Option Abwesenheit in Bob kann dein Team Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheitszeiten beantragen, z. B. für Geschäftsreisen, Schulungen usw. und zwar so, dass es zu deinem Unternehmen passt.

Wenn du diese Funktion einrichtest, erhält dein Team die Möglichkeit, vom ersten Tag an mit Bob Abwesenheit zu beantragen. Es gibt ein praktisches Abwesenheits-Glossar, das du beim Konfigurieren der Abwesenheitsrichtlinien verwenden kannst. Außerdem gibt es einige vorgefertigte Richtlinien, die du beliebig anpassen oder löschen kannst.

Wie eine neue Richtlinie erstellt wird

  1. Wähle vom linken Menü Einstellungen und Abwesenheit.
  2. Wähle Richtlinien
    Es wird eine Liste mit allen im System verfügbaren Richtlinien angezeigt. Jede Richtlinie ist mit einem Richtlinientyp verknüpft (der leicht anhand der Richtlinientypfarbe identifiziert werden kann).
  3. Klicke auf +Neue Richtlinie.
    Ein Assistent führt dich durch den Prozess, wobei der letzte Schritt eine Zusammenfassung aller vorherigen Schritte enthält.
    Hinweis: Es müssen alle Schritte des Assistenten ausgeführt werden, damit eine neue Richtlinie erstellt werden kann. Diese Informationen werden nicht gespeichert (als Entwurf) und können nicht in einer anderen Bearbeitung eingesetzt werden.

Schritt 1: Details

  1. Wählen vom Dropdown-Menü den Richtlinientyp.
    Tipp: Wenn die Richtlinie zum Beispiel „Feiertag GB – 25 Tage“ heißt, ist es sinnvoll, als Richtlinientyp „Feiertag“ auszuwählen. Existiert dieser Richtlinientyp nicht, muss vor der Erstellung der Richtlinie ein neuer Richtlinientyp erstellt werden. 
  2. Benenne die Richtlinie mit einem eindeutigen Namen, der für die Mitarbeiter, die der Richtlinie zugewiesen werden sollen, aussagekräftig ist.
  3. Durch Auswahl der Saldoverfolgung kannst du festlegen, ob diese Richtlinie einen berechneten Saldo hat (z. B. Saldo wird verfolgt) oder ob für diese Richtlinie die Saldobehandlung irrelevant ist und nur die Überwachung der Abwesenheitsanträge zählt.

Beispiel

Ein Jahresurlaub ist in der Regel auf eine bestimmte Anzahl von Tagen/Stunden begrenzt, die dem Arbeitnehmer zustehen. Auf der anderen Seite gibt es an einigen Standorten keine Beschränkungen hinsichtlich der zu beantragenden Beträge, sodass in diesem Fall der Saldo nicht nachverfolgt werden sollte.

Schritt 2: Zyklen

Ein Zyklus ist ein vordefinierter Zeitraum, in dem der Saldo berechnet wird. Erfolgt die Gehaltsabrechnung beispielsweise auf monatlicher Basis (z. B. in einigen europäischen Ländern), ist es sinnvoll, einen Zyklus zu erstellen, in dem die Berechnungsfrequenz ebenfalls auf monatlich festgelegt ist. Dagegen ist es in den USA sinnvoller, halbmonatliche oder zweiwöchentliche Zyklen festzulegen, da die Abrechnungsfrequenz höher ist.

Ist die Abrechnungsfrequenz nicht unbedingt der Auslöser und wird der Jahresanspruch einmal im Jahr berechnet, kann ein Jahreszyklus festgelegt werden. Somit würde ein Jahresurlaubssaldo nur einmal im Jahr (am Ende des Zyklus) überprüft.

Hinweis: Im Abwesenheits-Glossar findest du weitere Informationen zu den Abwesenheits-Zyklen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Zyklus für die Richtlinie festzulegen:

  • Wähle Von der Liste: Wurden zuvor bereits Zyklen (für andere Maßnahmen) festgelegt, kannst du den Zyklus wiederverwenden, indem du ihn in der Liste auswählst. Nachdem du einen Zyklus ausgewählt hast, siehst du die Aufschlüsselung aller Elemente, aus denen der Zyklus besteht.

  • Wähle Neuer Zyklus: Dies ermöglicht es dir, einen neuen Zyklus zu erstellen, indem du die Elemente einrichtest, die den Zyklus ausmachen, wie z. B. die Abschlusshäufigkeit, den Aktivitätszeitraum, die Abschlusstage und die jährlichen Übertragungs- und Zuteilungstage.

Hinweis: Nachdem die Einrichtung einer neuen Richtlinie abgeschlossen ist und die Mitarbeiter der Richtlinie zugewiesen wurden, können die Zykluseinstellungen für die Richtlinie nicht mehr geändert werden. 

Schritt 3: Zulage

Alles, was mit der Anspruchshöhe und der Abgrenzungsberechnung zu tun hat, wird in diesem Arbeitsschritt festgelegt.

Hinweis: Wenn du vorher die Saldoverfolgung als Saldo wird nicht verfolgt eingestellt hast, ist dieser Schritt nicht konfigurierbar (da kein Saldo vorhanden ist, der verwaltet werden muss).

  1. Wähle unter Zulagenanspruch die jährliche Zulage in Tagen.
    Es gibt zwei Optionen:

    Jahreszulage: Diese Einstellung wird vorgenommen, wenn die Zulage auf der Grundlage des Zyklus, dem der Mitarbeiter zugeordnet ist, kalkuliert und anteilig berechnet wird. Diese Möglichkeit wird in der Regel für die folgenden Szenarien verwendet:

    -Vollzeitbeschäftigte, bei denen die Richtlinie in Tagen oder Stunden erfasst wird.
    - Wenn der Anspruch basierend auf vordefinierten Freistellungsregelungen berechnet wird, bei denen die Höhe des jährlichen Zuschusses auf der Grundlage der Betriebszugehörigkeit (Dienstjahre) des Mitarbeiters und einer Reihe von Beschränkungen, wie z. B. Beschränkungen des anteiligen Betrags, wenn der Mitarbeiter nicht während des gesamten Zyklus arbeitet (wenn ihm gekündigt wird oder wenn er dem Vertrag in der Mitte des Zyklus zugewiesen wird), gewährt wird.
    - Entweder wird der Betrag im Voraus gewährt (jährlicher Zuschuss) oder er wird progressiv basierend auf der Zyklusart erworben.

    Stunden nach geleisteten Arbeitsstunden akkumulieren: Diese Option ist verfügbar, wenn die Richtlinie in Stunden festgelegt und das Zeiterfassungsmodul aktiviert ist. Der Zulagenanspruch wird in diesem Modus basierend auf den Stunden berechnet, die der Mitarbeiter in der Zeiterfassung angegeben hat (und die vom Vorgesetzten genehmigt wurden). In der Regel wird diese Methode angewandt, wenn:

    - der Mitarbeiter ein Teilzeitbeschäftigter ist und daher die Gesamtvergütung je nach den in einem bestimmten Anwesenheitszyklus geleisteten Arbeitsstunden schwanken kann.
    - wenn die Vergütung in Stunden erfasst wird.
    - die Vergütung auf der Grundlage eines Verhältnisses zwischen den genehmigten Stunden, die in der Zeiterfassung gemeldet wurden, und einer Stunde Abwesenheit angesammelt wird.

    Weitere Informationen über den Anspruchsmodus der Ansammlung von Stunden nach geleisteten Arbeitsstunden findest du unter Abwesenheit nach geleisteten Stunden ansammeln.

  2. Definiere bei der auf VZÄ basierenden Zuteilungdas erwartete Verhalten, wenn der Richtlinie Teilzeitbeschäftigte (deren VZÄ unter dem in den Betriebseinstellungen festgelegten erwarteten Standardwert liegt) zugewiesen werden.

    Anteilige Zulage in VZÄ
    Wenn diese Option aktiviert ist, wird der „Zulagenanspruch“ von Teilzeitbeschäftigten anteilig auf der Grundlage des VZÄ des Beschäftigten gekürzt. Das System passt den jährlichen Anspruch auf der Grundlage des VZÄ des Mitarbeiters zu einem bestimmten Zeitpunkt im Zyklus automatisch an.

    Beispiel

    Bei einer gegebenen Urlaubsrichtlinie hat ein vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer Anspruch auf 20 Tage Jahresurlaub. Eine Teilzeitkraft, die 80 % des Vollzeitäquivalents arbeitet, hat demnach Anspruch auf 20 x 0,8 = 16 Tage.

    Den angeforderten Betrag nach %FVZÄ
    anteilig berechnen. Wenn diese Option angekreuzt ist, werden alle Anträge, die ein Mitarbeiter einreicht, auf der Grundlage des %FVZÄ des Mitarbeiters gemäß seinem Arbeitsmuster anteilmäßig berechnet. Allerdings gilt dies nur, wenn der Arbeitsrhythmus des Arbeitnehmers in Stunden festgelegt ist oder wenn es sich um einen flexiblen Arbeitsrhythmus handelt.

    Beispiel

    An einem bestimmten Dienstag möchte ein Teilzeitbeschäftigter einen Tag Urlaub beantragen. Für einen vollen Tag wird eine Anwesenheitszeit von acht Stunden erwartet, aber der Arbeitnehmer arbeitet dienstags nur sechs Stunden. Im Falle eines anteiligen Abzugs wird nicht ein ganzer Tag, sondern 6/8 des Tages (0,75 Tage) vom Saldo abgezogen.

    Hinweis: Für Richtlinien, die in Stunden definiert sind, wird dieser Parameter als „Anteilige Aufteilung des vom %FVZÄ beantragten Betrags für Arbeitnehmer mit flexiblem Arbeitsrhythmus“ angezeigt.

    Weitere Informationen zum Einstellen des Arbeitsrhythmus eines Mitarbeiters findest du unter Bearbeiten von Mitarbeiter-Arbeitsrhythmen.

    Richtlinien für die Aufteilung in VZÄ
    - Die beiden Parameter können unberücksichtigt bleiben, wenn das Unternehmen keine Teilzeitbeschäftigten hat.
    - Beide Parameter (Kürzung der Zulage und Kürzung des Abwesenheitsantrags) können unabhängig voneinander gewählt werden, obwohl es für eine bestimmte Richtlinie normalerweise nicht üblich ist, beide Parameter anzukreuzen, denn wenn der Zulagenanspruch für einen Teilzeitbeschäftigten gekürzt wird, würdest du nicht auch den Betrag kürzen, der abgezogen wird, wenn ein Teilzeitbeschäftigter einen Abwesenheitsantrag einreicht.

    Umfangreiche Richtlinien für die Aufteilung von Zulagenansprüchen und die Aufteilung von Anträgen findest du unterAnteiliger Zulagenanspruch in %FVZÄ.


  3. Wähle unter Aufteilung die Aufteilungsmethode, entweder nach Kalendertagen oder nach Arbeitstagen. Du kannst wählen, wann dieser Betrag ausgezahlt wird, d. h. bei der Einstellung des Mitarbeiters. Du kannst auch den Betrag, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses anfällt, anteilig zahlen.

    Beispiel

    Angenommen, dein Mitarbeiter hat 20 Tage Urlaub im Jahr bekommen und möchte im März 2 Tage frei nehmen, hat aber sein Arbeitsverhältnis am 12. März begonnen. Wenn du nach Kalendertagen wählst, wird die Zulage anteilig basierend auf dem Anfangsdatum berechnet (1,29 freie Tage), aber wenn du nach Arbeitstagen wählst, wird die Zulage basierend auf der Anzahl der Arbeitstage berechnet (1,22 Tage).

  4. Wähle in Abgrenzungszeitpunkt aus, ob die Abgrenzung am Anfang oder erst nach dem Ende des Zyklus erfolgen soll.
    Hinweis: Bisher war die Abgrenzung am Anfang des Zyklus möglich, jetzt hast du die Möglichkeit, sie am Ende des Zyklus durchzuführen.

  5. Lege in Übertrag das Limit fest.
    Bleiben am Ende des Zyklus Tage/Stunden im Saldo übrig, die der Mitarbeiter nicht gebucht hat, bedeutet Übertrag, dass ungenutzte Tage übertragen und zum neuen Anspruch des folgenden Jahres hinzugefügt werden.

    Hinweis: In der Standardeinstellung ist die Übertragsgrenze ausgeschaltet. Somit werden alle nicht gebuchten Tage auf das nächste Jahr übertragen. Wenn du die Anzahl der Tage/Stunden, die auf das nächste Jahr übertragen werden, limitieren möchtest, aktiviere dieses Optionsfeld und lege die Anzahl der Tage/Stunden, die aus dem verbleibenden Saldo am Ende des Zyklus übertragen werden können, im Feld „Max Tage/Stunden“ fest.

    Ablauf: Es gibt auch die Möglichkeit, einen Ablauf für den Übertrag (in Monaten) festzulegen, der angibt, wie viele Monate nach dem Übertrag die übertragenen Tage verfügbar sind, bevor sie verfallen. Dies funktioniert nur, wenn der Zyklus als jährlich definiert ist.

  6. In Max. und Min. Saldo, lege für den Saldo Einschränkungen fest.

    - Die Einstellung eines maximalen Saldos bewirkt, dass die Berechnung immer dann, wenn sie den festgelegten Wert zu überschreiten versucht, abgeschnitten und an den maximalen Saldo angepasst wird.

    Beispiel

    Der jährliche Zuschlag des Mitarbeiters beträgt 24 Tage und der maximale Saldo ist auf 30 Tage festgelegt. Im Vorjahr hat der Mitarbeiter nicht alle Tage in Anspruch genommen und konnte einen Teil der nicht genutzten Tage auf den aktuellen Zyklus übertragen. Im aktuellen Zyklus könnte der Saldo also bereits mehr als 24 Tage betragen und falls der Mitarbeiter jeden Monat mehr Tage anhäuft, wird das System den Saldo automatisch kürzen und auf 30 Tage zurücksetzen.

    - Wenn ein Mindestsaldo (oder ein negativer Saldo) festgelegt wird, kann der Mitarbeiternicht mehr Tage/Stunden beantragen, als sein Saldo beträgt. Wenn dieser nicht aktiviert ist, kann der Mitarbeiter einen negativen Saldo haben (keine Begrenzung). Wird dieser Wert auf null gesetzt, kann der Mitarbeiter keinen negativen Saldo haben. Bei einem Wert unter null ist der Betrag des negativen Saldos (Defizits), den der Arbeitnehmer erreichen kann, begrenzt.

  7. In Dienstjahren wird die jährliche Zulage entsprechend dem Dienstalter des Mitarbeiters erhöht. Wenn aktiviert, erlaubt dies dir, zusätzliche Tage/Stunden per Dienstjahren festzulegen. Durch Anklicken von +Regel hinzufügenkönnen die Erhöhung des Dienstalters (in Jahren) und die zusätzlichen Tage/Stunden festgelegt werden, die zur Grundzulage (wie im Feld Jahreszulage definiert) hinzugefügt werden.

    Beispiel

    Wenn die Jahreszulage auf 24 Tage festgelegt ist. Wenn der Mitarbeiter nach zwei Jahren zwei zusätzliche Tage zu seiner Jahreszulage erhält, sind zwei Tage unter „Dienstalter“ und zwei unter „zusätzliche Tage“ einzutragen. Wenn der Mitarbeiter drei Jahre erreicht, wird ihm ein zusätzlicher Tag zugestanden, wobei drei Tage unter Dienstalter und ein Tag unter zusätzliche Tage festgelegt werden.

    Hinweise:
    - Neben jeder Erhöhung sieht man, wann und um wie viel sich die Zulage erhöht.
    - Im Abschnitt Zulagenaktualisierung können die jährliche Erhöhung der Dienstalterszulage eines Mitarbeiters und das genaue Datum ihres Inkrafttretens festgelegt werden.

    Lerne, wie du die Daten für die Beschäftigungsdauer schnell über den Gehaltszyklus einrichtest oder Daten mit dem Arbeitsjubiläum eines Mitarbeiters synchronisierst, indem du ein Dienstjahr in einer TA-Richtlinie einrichtest.

  8. Lege in Überstunden auf Abwesenheit übertragen fest, ob Benutzer für diese Richtlinie manuell Überstunden übertragen können. Einmal aktiviert, kann kein Verfallsdatum festlegt oder der Zeitraum begrenzt werden, in dem die Benutzer ihre angesammelten Überstunden nutzen können. Hier klicken,um zu erfahren, wie man Überstunden einzahlt und verwaltet.

    Hinweis: Die Abrechnung von Überstunden basiert nicht auf den tatsächlich geleisteten Überstunden, die in der Zeiterfassung erfasst und berechnet werden.
    Beispiel

    In London stempeln die Mitarbeiter nicht ein und aus. Der Vorgesetzte weiß, dass sein Mitarbeiter Überstunden geleistet hat. Es liegt also im Ermessen des Vorgesetzten, die Überstunden für die freien Tage des Mitarbeiters zu verbuchen/zu nutzen.

Schritt 4: Antrag und Genehmigende

Im Abschnitt Anträge informiert das System darüber, welche Art von Anträgen auf Abwesenheit der Mitarbeiter stellen darf und ob der Antrag für andere Mitarbeiter sichtbar ist.
  1. Das Feld Buchung ist schreibgeschützt und gibt an, ob ein Mitarbeiter nur für Arbeitstage oder für jeden Tag Abwesenheit buchen kann. Lege dies auf der Richtlinientyp-Ebene fest.

  2. Wähle unterMindestdauer des Antrags entweder einen ganzen Tag, einen halben Tag, eine ganze Stunde oder einen Teil einer Stunde. 
    Hinweis: Wird die Richtlinie in Tagen definiert, beträgt das Mindestantragsintervall einen halben Tag, wird die Richtlinie in Stunden definiert, kann das Mindestintervall entweder einen halben Tag, eine Stunde oder sogar einen Bruchteil einer Stunde (in 15-Minuten-Intervallen) betragen. Dies wird auf der Richtlinientyp-Ebene festgelegt.

  3. Wähle unter Sichtbarkeit, ob die Richtlinie öffentlich oder privat sein soll. Eine auf privat gesetzte Richtlinie, erscheint weder im öffentlichen Kalender noch auf der Startseite unter dem Personenstatus.
  4. Lege die Probezeit fest, damit die Mitarbeiter während dieser Zeit keine Abwesenheit beantragen können.
  5. InZusätzlicher Abzug, kann ein Extra-Abzugsschema festgelegt werden, sodass für jede vordefinierte Anzahl von beantragten Arbeitstagen zusätzliche Tage (typischerweise für Wochenenden) abgezogen werden.

    Dies wird in der Regel auf dem nordischen Markt verwendet, wo ein einwöchiger Urlaub tatsächlich aus sechs Tagen besteht (einschließlich des arbeitsfreien Samstags).
    So wird der zusätzliche Abzug aktiviert:
    1. Aktiviere zusätzlichen Abzug einstellen.
    2. Lege die Anzahl der Arbeitstage fest, die einen zusätzlichen Abzug auslösen.
    3. Lege die Anzahl der zusätzlichen Abzugstage in Extra Abzugstage fest.

    Hinweis: Der in Arbeitstage eingestellte Betrag zählt nicht nur die aufeinanderfolgenden Arbeitstage für den zusätzlichen Abzug, sondern die Gesamtzahl der im Zyklus beantragten Tage.

    Beispiel
    - Der Mitarbeiter beantragt 3 Arbeitstage (Mittwoch – Freitag)
    - Zwei Wochen später beantragt der Mitarbeiter zwei weitere Arbeitstage (Dienstag – Mittwoch). Da der insgesamt beantragte Betrag fünf Tage erreicht, wird ein zusätzlicher Tag abgezogen.

    Hinweis: Der zusätzliche Abzug wird als Info-Tipp in der Metrik der Richtlinien auf der Seite für die Abwesenheit des Mitarbeiters und als spezielle Transaktion in der Abwesenheitsprüfung als Verwendete Tage angezeigt. Die Funktion Zusätzlicher Abzug ist nur verfügbar, wenn die Richtlinie nachverfolgt wird, in Tagen verfolgt wird und der Jahreszyklus jährlich ist.

  6. Wähle unter Anhänge aus, ob sie optional, obligatorisch oder nicht erlaubt sind. Wenn du obligatorisch auswählst, kannst du festlegen, wie lange der Antrag mindestens dauern muss, um einen Anhang hinzuzufügen. Wenn du Nicht erlaubt wählst, bekommt der Mitarbeiter keine Möglichkeit, ein Dokument hochzuladen.

    Beispiel

    Dauert die Krankheit länger als zwei Tage, ist eine Krankmeldung erforderlich. Setze daher im Feld „Min.“ die Zahl 2 ein. Dauer der Antrags (Tage)“. Wenn der Anhang unabhängig von der Dauer des Antrags obligatorisch ist, trage „0“ ein.

  7. Wähle in Beschreibungstext aus, ob der Antrag vom Mitarbeiter mit einer Beschreibung belegt werden muss oder ob dies nur optional ist.
  8. Wenn die Richtlinienart, mit der die Richtlinie verknüpft ist, eine Option zur Auswahl eines Grundcodes aus einer vordefinierten Liste bietet, kannst du festlegen, ob der Mitarbeiter einen Grundcode aus der Liste der Grundcodes auswählen muss, die für die Richtlinienart festgelegt wurde, oder ob die Auswahl eines Grundcodes nur optional ist.

    Hinweis: Weitere Informationen zum Festlegen von Grundcodes findest du unter Einrichten und Verwalten von Abwesenheitsrichtlinienarten.

  9. Lege im Abschnitt Genehmigende fest, was geschehen soll, wenn ein Mitarbeiter einen Antrag auf Abwesenheit einreicht.

    Es gibt zwei Optionen:

    Zustimmung nicht erforderlich
    Wenn die Option Zustimmung erforderlich ausgeschaltet ist, bedeutet dies, dass alle Mitarbeiter, die dieser Richtlinie zugeordnet sind und einen Antrag einreichen, diesen automatisch genehmigt bekommen. Es kann auch festgelegt werden, ob eine Benachrichtigung an einen bestimmten Mitarbeiter oder an eine vordefinierte Mitarbeiterrolle gesendet werden soll.

    - Keine: Niemand wird benachrichtigt, wenn der Mitarbeiter einen Antrag stellt.
    - Der erste Genehmigende des Mitarbeiters: Derjenige, der als erster Genehmigender des Mitarbeiters definiert ist (unabhängig davon, ob dies basierend auf dem Standardgenehmigungsschema des Unternehmens definiert ist oder auf Mitarbeiterebene überschrieben wurde), wird über den Antrag benachrichtigt.
    -BenutzerdefiniertLege einen bestimmten Genehmigers für jede für diese Richtlinie eingereichte Anfrage.
    -Hinweis: Die Rolle kann entweder der direkte Manager, der Manager der zweiten Ebene (indirekter Manager) sein oder auf einem benutzerdefinierten Mitarbeiter-Referenzfeld für benutzerdefinierte Rollentypen (wie HR-Geschäftspartner, Projektmanager usw.) basieren.

    Genehmigung erforderlich

    Du kannst zwei Genehmigungsoptionen einrichten:
    Zustimmung des Mitarbeiters: Bei diesem flexibleModus muss der vom Mitarbeiter benannte Genehmiger (der entweder im Standardgenehmigungsschema des Unternehmens festgelegt oder speziell für diesen Mitarbeiter überschrieben ist) den Antrag genehmigen. Dies kann je nach Genehmigungseinstellung des jeweiligen Mitarbeiters eine oder zwei Genehmigungsstufen erfordern
    - Benutzerdefiniert: Dieser strikteModus bedeutet, dass jeder Antrag, der für einen der Richtlinie zugewiesenen Mitarbeiter eingereicht wird, unabhängig davon, um welchen Mitarbeiter es sich handelt, immer einen bestimmten Genehmiger erfordert, um diesen Antrag zu genehmigen. Diese Einstellungen können auf Mitarbeiterebene nicht überschrieben werden.

    Hinweis: Du kannst eine einzige oder zwei Genehmigungsstufen definieren und den Genehmigenden als eine bestimmte Rolle festlegen oder einen bestimmten Mitarbeiter als Genehmigenden ernennen.

Weitere Informationen findest du unter Genehmigungseinstellungen.

Schritt 5: Anzeigen

In diesem Schritt wird auf der Grundlage des Zyklus, der in Schritt 2 des Assistenten konfiguriert wurde, festgelegt, wie der Saldo dem Mitarbeiter im Audit angezeigt wird. 

Wenn die Richtlinie es den Mitarbeitern ermöglicht, eine begrenzte Anzahl von Tagen/Stunden aus ihrem Guthaben zu übertragen, kann eine Warnmeldung im Aktivitätsprotokoll der Mitarbeiter angezeigt werden. Dies kann hilfreich sein, um Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Abwesenheit zu nutzen, z. B. können sie die am Ende des Zyklus verbleibenden Urlaubstage nehmen, bevor der neue Zyklus beginnt.

 

Um dies zu tun:

  1. Aktiviere den Schalter Alarm anzeigen unter Erwarteter Abzug.

  2. Wähle, wann der Alarm angezeigt werden soll:
    - Bei Zyklusbeginn: Zeigt die verbleibenden Tage an, die gleich zu Beginn des Zyklus verfallen werden.
    - Vor dem Abzugsereignis: Zeigt die verbleibenden Tage an, die innerhalb einer Kündigungsfrist vor dem Ende des Zyklus verfallen.
    Um dies zu konfigurieren:
    1. Gib die Anzahl der Tage/Wochen/Monate in das Textfeld unter Benachrichtigungszeit links vom Dropdown-Menü ein.
    2. Klicke auf das Dropdown-Menü unter Benachrichtigungszeit und wähle zwischen Tag, Woche oder Monat.

Abschnitt Abrundung

  1. In der Dropdown-Liste Abrundung des Saldos wird festgelegt, wie der Saldo abgerundet wird.
  2. In der Dropdown-Liste Genauigkeit des Saldos kann die Exaktheit des angezeigten Saldos festgelegt werden.

Hinweis: In Saldo anzeigen per für einen Jahreszyklus, kannst du festlegen, ob der Saldo am Ende des Zyklus angezeigt oder nach monatlichen Abgrenzungen visuell aufgeschlüsselt werden soll. Denke daran, dass in beiden Fällen der Saldo zum Ende des Zyklus berechnet wird.

Zusammenfassung

Auf diese Weise kannst du die Werte noch einmal überprüfen und zu vorherigen Schritten im Assistenten zurückkehren, wenn du Änderungen an den Werten vornehmen möchtest. Sobald du die Schaltfläche Fertig anklickst, wird eine neue Richtlinie erstellt und zur Liste der Richtlinien hinzugefügt, die im Raster verwaltet werden können.

Herzlichen Glückwunsch! Du hast gerade eine neue Richtlinie erstellt.

Hinweis: Jetzt kannst du Mitarbeiter der neuen Richtlinie zuweisen.

Richtlinien verwalten

Alle erstellten Richtlinien werden dem Richtlinien-Verzeichnis hinzugefügt. Der Benutzer hat in dieser Ansicht die Möglichkeit, die Richtlinien nach Richtlinientyp zu filtern oder über die Schaltfläche „Suchen“ nach einem bestimmten Richtliniennamen zu suchen.

Diese Ansicht besteht aus Spalten, die Aufschluss über die Richtlinie geben:

  • Ein Überblick über die Richtlinie, ohne dass diese bearbeitet werden muss.

  • Sortiere die Liste der Richtlinien, indem du auf die Spaltenüberschrift klickst.

  • Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, indem du das Symbol für die Spaltenauswahl verwendest, das sich direkt unter dem Feld für die Richtliniensuche befindet.

  • Die Liste der Mitarbeiter, die den einzelnen Richtlinien zugeordnet sind, wird in einer Galerieansicht angezeigt.

Wie man eine Richtlinie bearbeitet, dupliziert oder löscht:

  1. Klicke auf die gewünschte Richtlinie im Verzeichnis, um eine Aktion auszuführen.
    Es öffnet sich der Bildschirm mit der Richtlinienübersicht.
  2. Wähle aus dem Menü oben rechts die Aktion aus, die du ausführen möchtest.
    Oben links auf dem Übersichtsbildschirm wird der Name der Richtlinie angezeigt (um sicherzugehen, dass du die Aktion für die richtige Richtlinie ausführst).
  3. Klicke auf das Aktionsmenü und wähle die Aktion, die du ausführen möchtest.
  • Bearbeiten: Dadurch wird der Assistent aus Schritt 1 geöffnet, sodass du Änderungen an der Richtlinie vornehmen kannst.
    Hinweis: Sobald die Mitarbeiter der Richtlinie zugewiesen sind, kannst du den Zyklus für diese Richtlinie (in Schritt 2 des Assistenten) nicht mehr ändern.
  • Duplizieren: Wenn du eine ähnliche Richtlinie erstellen möchtest, klicke auf Duplizieren und der Assistent beginnt mit Schritt 1, wobei der Standardname der neuen Richtlinie „Richtlinienname – (Kopie)“ lautet Die Richtlinie in Name umbenennen und mit der Einrichtung fortfahren.
  • Löschen: Die Richtlinie wird gelöscht, solange der Richtlinie keine Mitarbeiter zugewiesen sind. Bei Anklicken wird der Benutzer aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen.

    Hinweis: Bei Richtlinien, denen bereits Mitarbeiter zugewiesen sind, kann der Benutzer die Richtlinie nicht löschen, solange er nicht die Zuweisung aller Mitarbeiter aufhebt und mit dieser Meldung aufgefordert wird.