Der für eine bestimmte Richtlinie festgelegte Zulagenanspruch definiert die Anzahl der Tage/Stunden, auf die ein Vollzeit Mitarbeiter (VZÄ) Anspruch hat.

Besteht die Notwendigkeit, den Zulagenanspruch für Teilzeitbeschäftigte basierend auf dem prozentualen Anteil der Vollzeitäquivalente der Beschäftigten anzupassen, lässt sich das System so einstellen, dass die Zulage entsprechend anteilig gezahlt (oder gekürzt) wird.

Beispiel

Bei einer gegebenen Urlaubsrichtlinie stehen einem vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmer 20 Tage Jahresurlaub zu. Eine Teilzeitkraft, die 80 % des Vollzeitäquivalents arbeitet, hat demnach Anspruch auf 20 × 0,8 = 16 Tage.

Alternativ kann die beantragte Zeit anteilig nach dem Prozentsatz des Vollzeitäquivalents des Mitarbeiters berechnet werden.

Ein Teilzeitbeschäftigter will für einen gegebenen Dienstag einen Tag Freistellung beantragen. Ein ganzer Tag hat eine erwartete Anwesenheit von 8 Stunden, aber am Dienstag arbeitet der Arbeitnehmer nur 6 Stunden. Erfolgt der Abzug anteilig, so wird nicht 1 voller Tag, sondern 6/8 des Tages (0,75 Tage) vom Saldo abgezogen.

Wichtige Terminologie

  • VZÄ: Steht für Vollzeitäquivalent und wird zur Messung des Arbeitspensums des Mitarbeiters als Ableitung einer Vollzeitbeschäftigung in Stunden verwendet. Bei einer Vollzeitbeschäftigung wird ein VZÄ von 1,0 (oder 100 %) und bei einer Teilzeitbeschäftigung, die 50 % des erwarteten Vollzeitäquivalents ausmacht, ein VZÄ von 0,5 angesetzt.
  • Anteilsmäßige Aufteilung: Wenn es um den Anspruch auf eine Zulage geht, bedeutet dies, dass ein anteiliger Zulagenbetrag festgesetzt wird, dessen Höhe sich nach dem VZÄ des Arbeitnehmers richtet. Daraus folgt, dass die anteilige Gewährung der Zulage für Teilzeitbeschäftigte in Wirklichkeit eine „Kürzung“ der Zulage für eine Vollzeitbeschäftigung um das %FVZÄ bedeutet.
  • Abzug: Hierbei handelt es sich um die Anzahl der Tage/Stunden, die vom Guthaben des Mitarbeiters abgezogen werden.

Zur Einrichtung des %FVZÄ des Mitarbeiters siehe Arbeitsrhythmus des Mitarbeiters bearbeiten.

Wie wird die Jahreszulage nach dem %FVZÄ des Mitarbeiters aufgeteilt?

  1. Wähle im linken Menü Einstellungen und Abwesenheit.
  2. Klicke auf die Registerkarte Richtlinien und wähle eine Richtlinie aus, z. B. „Feiertag GB“.
    Es wird eine Zusammenfassung der Richtlinie angezeigt.

  3. Suche eine Richtlinie und wähle dann Aktionen und Bearbeiten.
  4. Scrolle zum Ende der Abschnitte Details und Zyklus und klicke auf Weiter.
  5. Aktiviere unter Aufteilung in %FVZÄ die Option Aufteilung der Zulage in %FVZÄ.

  6. Klicke auf Weiter, um die restlichen Abschnitte aufzurufen.

  7. Klicke im Abschnitt Zusammenfassung auf Fertig.

Beispiel

Beispiel 1: Jasmin ist eine Teilzeitbeschäftigte, die einem Jahreszyklus zugeordnet ist, in dem die Zulage als „Jahreszulage“ gewährt wird (d. h. alle Tage werden im Voraus gewährt).

  • Der Zulagenanspruch beträgt 20 Tage pro Jahr (Jahreszulage)

  • Jahreszyklus (Januar – Dezember)

  • Jasmins Starttermin ist der 15/10/2020

  • Jasmins VZÄ beträgt 70 %

Jasmin erhält einen anteiligen Betrag von 70 % des jährlichen Anspruchs (d. h. 20 Tage × 0,7 = 14 Tage) ab dem Tag ihrer Einstellung.

Anmerkung: Auch wenn Jasmin erst am 15/10/2020 zu arbeiten begonnen hat, wird der Betrag nicht weiter anteilig basierend auf der Menge, die sie in diesem Jahreszyklus gearbeitet hat, gezahlt, da er im Voraus gewährt wird (Jahreszulage).

Beispiel 2: Tobias ist ein Teilzeitmitarbeiter, der einem Jahreszyklus zugeordnet ist, in dem die Zulage anteilig nach Kalendertagen berechnet wird (d. h. gekürzt um die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter in dem Zyklus gearbeitet hat).

  • Der Zulagenanspruch beträgt 20 Tage pro Jahr (anteilig nach Kalendertagen)

  • Jahreszyklus (Januar – Dezember)

  • Tobias Starttermin ist der 10/03/2020.

  • Tobias VZÄ beträgt 70 %.

Tobias erhält im Jahr 2020 11,33 Tage Zulage.

Sehen wir uns an, warum:

  • 20 Tage der Jahreszulage/12 Monate × 9 volle Arbeitsmonate (April – Dezember) = 15 Tage

  • Im März hat der Mitarbeiter nur 22 Tage gearbeitet, also 20/12 × 22/31 = 1,18 Tage.

  • Der Gesamtsaldo (vor der anteiligen Berechnung durch VZÄ) beträgt also 15 Tage + 1,18 Tage = 16,18 Tage.

  • 16,18 Tage × 70 % VZÄ = 11,33 Tage

Beispiel 3: Wie Beispiel 2, aber infolge der COVID-19-Epidemie, bei der das Unternehmen Lohnkürzungen vornehmen musste, wurde die Beschäftigung von Tobias ab dem 01/06/2020 auf 50 % reduziert und dann am 01/11/2020 erneut auf 80 % geändert.

In diesem Fall wird der Saldo für 2020 aufgrund der Änderung des VZÄ dreimal anteilig berechnet.

  • Vom 10/03 – 31/05 – war Tobias auf 70 %, also 20/12 × 22/31 (März) + 20/12 × 2 (April – Mai) = 3,33 Tage + 1,18 Tage = 4,51 Tage. 4,51 Tage × 70 % = 3,16 Tage

  • Vom 01.06. bis 31.10. war Tobias auf 50 %, also 20/12 × 5 (Juni – Oktober) × 50 % = 4,17 Tage

  • Vom 01/11 – 31/12 – war Tobias auf 80 %, also 20/12 × 2 × 80 % = 2,67 Tage

  • Gesamtzulage für 2020: 3,16 Tage + 4,17 Tage + 2,67 Tage = 10 Tage

Beispiel 4: Vanessa ist eine Nachwuchsentwicklerin, die am 23/10/2012 für eine 50 % VZÄ eingestellt wurde.

  • Die Richtlinien für den Urlaub werden in Stunden gemessen – 200 Stunden für Vollzeitbeschäftigte.

  • Dieser Zyklus wird als halbmonatlich definiert (1. bis 15. und 16. bis Ende des Monats).

Daher beläuft sich der Betrag, den Vanessa für jeden halbmonatlichen Zyklus (und es gibt 24 halbmonatliche Zyklen in einem Jahr) ansammelt, auf 200/24 × 50 % = 4,16 Stunden,

Da Vanessa im Oktober nicht den gesamten halbmonatlichen Zyklus gearbeitet hat (für den Zyklus vom 16.10. bis 31.10. hat Vanessa also nur 9 Tage gearbeitet), sind 200/24 × (9/16 Tage, die sie in diesem Zyklus gearbeitet hat) * 50 % = 2,34 Stunden

Die Gesamtzahl der Tage, die Vanessa im Jahr 2020 ansammelt, beträgt: 2,34 Stunden im Oktober + 16,67 Tage, die sich im November und Dezember angesammelt haben = 19,00 Stunden.

Wie werden die Anträge nach dem Anteil des &VZÄ des Mitarbeiters aufgeteilt?

Neben der Abgrenzung des Zulagenanspruchs besteht die Möglichkeit, den vom Mitarbeiter beantragten Betrag selbständig abzugrenzen, daher wird die Gesamtdauer des Antrags im Verhältnis zum VZÄ des Mitarbeiters berechnet (gekürzt).

In Tagen erfasste Richtlinien

  1. Wähle im linken Menü Einstellungen und Abwesenheit.
  2. Klicke auf die Registerkarte Richtlinien und wähle eine Richtlinie aus, z. B. „Feiertag GB“.
    Es wird eine Zusammenfassung der Richtlinie angezeigt.

  3. Suche eine Richtlinie und wähle Aktionen und Bearbeiten.
  4. Scrolle zum Ende der Abschnitte Details und Zyklus und klicke auf Weiter.
  5. Aktiviere unter Anteilig, basierend auf VZÄ die Option Den beantragten Betrag anteilig gemäß VZÄ berechnen.

  6. Um die restlichen Abschnitte aufzurufen, auf Weiter klicken.

  7. Danach im Abschnitt Zusammenfassung auf Fertig klicken.

In Stunden erfasste Richtlinien

Die Schritte wie bei der Richtlinie in Tagen ausführen, aber dabei ist zu beachten, dass der Name des Parameters leicht abweicht: Anteil des nach %FVZÄ beantragten Betrags für Mitarbeiter mit flexiblem Arbeitsrhythmus.

Hinweis: Die Aufteilung von Anträgen für Teilzeitbeschäftigte wird nur unterstützt, wenn der Arbeitsrhythmus des Mitarbeiters als flexibel eingestellt ist (d. h. das %FVZÄ wird nicht durch den Arbeitsrhythmus bestimmt, sondern wird manuell eingestellt).

Denn wenn der Arbeitsrhythmus des Mitarbeiters in Tagen ausgedrückt ist, dann bezieht sich jeder Tag, der im Arbeitsrhythmus markiert ist, auf die gleiche Dauer, wie sie im Wert „Stunden pro Tag“ auf der Website definiert ist. Ist dagegen der Arbeitsrhythmus in Stunden festgelegt, dann ist es nicht notwendig, den Antrag anteilig zu stellen (das System kennt den Wert für die Dauer jedes Tages).

Beispiel

Beispiel 1: Tägliche Abwesenheitsregelung (Arbeitszeit – Stunden)

  • Jasmin ist eine Teilzeitbeschäftigte, deren Arbeitsrhythmus auf Stundenbasis festgelegt ist.

  • An dem Standort, zu dem sie gehört, sind die Werktage von Montag bis Freitag festgelegt.

  • Jill arbeitet von Montag bis Donnerstag sechs Stunden pro Tag. Daher beträgt ihr VZÄ 24 Wochenstunden/40 Stunden basierend auf dem Standort für Vollzeitbeschäftigung = 60 % VZÄ.

Wenn jedoch Jasmin für Montag, den 14/12/2020, einen Antrag auf Abwesenheit von der Arbeit stellt und die Option Den in VZÄ beantragten Betrag für Mitarbeiter mit flexiblem Arbeitsrhythmus anteilig zahlen aktiviert ist, wird der Abzug anteilig auf der Grundlage des „VZÄ“ des gegebenen Tages vorgenommen, d. h. es wird nicht ein Tag abgezogen (der laut Standort acht Stunden lang ist), sondern 6/8 eines Tages – das sind 0,75 Tage.

Wenn Jasmin einen halben Tag beantragen würde (z. B. nur den Nachmittag), würde ein anteiliger halber Tag abgezogen, d. h. 0,75 Tage x 0,5 = 0,38 Tage

Beispiel 2: Tägliche Abwesenheitsrichtlinie (Arbeitsrhythmus – in Stunden, fluktuierender Stundenrhythmus)

Dies ist ähnlich wie in Beispiel 1, aber Jasmins Arbeitsrhythmus hat nicht jeden Tag die gleiche Stundenzahl.

Bei aktiviertem Parameter für den Anteilsabzug ändert sich der abzuziehende Betrag um die Gesamtdauer, die im Arbeitsrhythmus festgelegt ist.

  • Die Beantragung eines vollen Tages am Montag führt zu einer Kürzung von 6/8 Tagen = 0,75 Tagen.

  • Die Beantragung eines vollen Tages am Dienstag führt zu einer Kürzung von 4/8 Tagen = 0,5 Tagen.

  • Die Beantragung eines vollen Tages am Freitag führt zu einer Kürzung von 2/8 Tagen = 0,25 Tagen.

Beispiel 3: Tägliche Abwesenheitsrichtlinie (Arbeitsrhythmus – flexibel)

Jasmins Arbeitsrhythmus ist als flexibel definiert (d. h. sie kann an jedem beliebigen Tag arbeiten) und ihr VZÄ beträgt 80 %.

Unabhängig davon, an welchem Arbeitstag sie Abwesenheit beantragt, werden also bei eingeschaltetem Parameter für den anteiligen Abzug 80 % des Tages abgezogen.

Beispiel 4: StundenweiseAbwesenheitsrichtlinie (Arbeitszeiten – flexibel)

  • Vanessa ist eine Teilzeitbeschäftigte, deren Arbeitsrhythmus als flexibel (70 %) eingestuft wird.

  • Der Standort, zu dem Vanessa gehört, hat folgenden Arbeitsrhythmus: Montag – Donnerstag (8 Stunden) und Freitag (6 Stunden) = insgesamt 38 wöchentliche Stunden.

Wenn Vanessa Urlaub beantragt (eine Richtlinie, die in Stunden erfasst wird, in denen der Parameter für den Abzug von Zuschlägen aktiviert ist):

  • Wird der Antrag für einen ganzen Tag (Montag) gestellt, beträgt der Gesamtabzug 8 Stunden x 70 % = 5,6 Stunden

  • Wird der Antrag für einen ganzen Tag (an einem Freitag) gestellt, beträgt der Gesamtabzug 6 Stunden x 70 % = 4,2 Stunden, da die erwartete Anwesenheit am Freitag nur 6 Stunden beträgt).

  • Ein Antrag für denselben Tag, aber für einen halben Tag, wird um die Hälfte gekürzt: 5,6 Stunden x 0,5 = 2,8 Stunden

  • Bei einem Antrag für „einige Stunden“ wird keine anteilige Berechnung vorgenommen, da es sich um eine bestimmte Stundenzahl handelt. Die Beantragung von 3 Stunden Urlaub führt also zum Abzug von 3 Stunden vom Guthaben.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es irgendwelche Einschränkungen?

Die aktuelle Lösung erfüllt nicht die besonderen Anforderungen der anteiligen Berechnung britischer Feiertage für Teilzeitbeschäftigte, bei denen ein Mitarbeiter, dessen Arbeitszeit nie auf einen Feiertag fällt (in der Regel montags oder freitags), einen Ausgleich für den gesetzlichen Feiertagswert erhält.